DSGVO und Privacy by Design

Diese Seite richtet sich an Auftraggeber, behördliche Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheitsverantwortliche. Teilnehmende finden die Datenschutzerklärung ihrer Umfrage im Menü der jeweiligen Umfrage.

Zuletzt aktualisiert am: 23. Oktober 2026.

Rollenverteilung

Die Organisation, die eine Umfrage durchführt (zum Beispiel eine Kommune), ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Swipocratie ist Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO) und verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Wir schließen mit jedem Auftraggeber einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, einschließlich einer Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO und einer Liste der Unterauftragsverarbeiter. Änderungen bei Unterauftragsverarbeitern teilen wir mindestens 30 Tage im Voraus mit; der Auftraggeber kann widersprechen.

Cookies und Endgerätezugriff (TDDDG)

Swipocratie setzt keine Tracking-, Analyse- oder Werbecookies und keine Pixel ein. Im Browser werden nur Informationen gespeichert, die für den vom Teilnehmenden ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind (etwa der Fortschritt in der Umfrage und ein Schlüssel, um eigene Antworten ändern oder löschen zu können). Dies fällt unter die Ausnahme des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

Datenminimierung (Art. 5 und Art. 25 DSGVO)

• Die Teilnahme ist anonym: kein Konto, kein Name, keine E-Mail-Adresse, es sei denn, der Auftraggeber fragt dies selbst ab (z. B. in einem Abschlussformular).
• Kein Browser-Fingerprinting und keine geräteübergreifende Verfolgung.
• Keine externen Schriftarten oder Skripte: Besucher stellen keine Verbindung zu Dritten wie Google her.
• IP-Adressen werden nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als nicht umkehrbarer Hashwert mit geheimem Schlüssel zur Missbrauchsabwehr.
• Kampagnen- und A/B-Messung funktioniert ohne Cookies und ohne umfrageübergreifende Verknüpfung.
• Profilfragen (etwa Altersgruppe oder Ortsteil) sind grob gegliedert und werden vom Auftraggeber selbst festgelegt.

Betroffenenrechte (Art. 15–21 DSGVO)

• Auskunft und Berichtigung: Teilnehmende sehen ihre Antworten auf der Abschlussseite und können sie dort ändern.
• Löschung: Mit „Meine Antworten löschen“ entfernen Teilnehmende selbst alle Antworten, Profilangaben und Kartenauswahlen.
• Geschützt: Nur das Gerät, mit dem teilgenommen wurde, kann diese Antworten ändern oder löschen.
• Weitere Anfragen laufen über den Verantwortlichen; Swipocratie unterstützt dabei gemäß Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO.

Speicherfristen und Löschung

Jede Organisation legt eine eigene Speicherfrist fest (1 bis 120 Monate). Geschlossene Umfragen können im Verwaltungsbereich bereinigt werden: Alle Antworten und personenbezogenen Daten werden gelöscht, der Aufbau der Umfrage bleibt zur Wiederverwendung erhalten.

Mandantentrennung und Zugriff

Jede Organisation sieht ausschließlich ihre eigenen Umfragen und Ergebnisse. Mitarbeitende erhalten Rollen (zum Beispiel eine reine Leserolle für Analysten), sodass der Zugriff auf das Erforderliche beschränkt bleibt.

Speicherort und Drittlandübermittlung

Datenbank und Dateispeicher befinden sich in einer Region innerhalb der Europäischen Union. Die Webanwendung läuft bei einem Hosting-Anbieter, bei dem keine Antworten von Teilnehmenden gespeichert werden. Soweit Unterauftragsverarbeiter ihren Sitz außerhalb der EU haben, sind Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart. Täglich werden verschlüsselte Sicherungen erstellt. Details stehen im AVV und auf der Seite Informationssicherheit.

Transparenz gegenüber Teilnehmenden

Zu jeder Umfrage gehört eine Datenschutzerklärung mit dem Namen des Verantwortlichen und – sofern hinterlegt – den Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten. Öffentliche Stellen sind zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet (Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO) und müssen dessen Kontaktdaten mitteilen (Art. 13 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Felder dafür stehen im Verwaltungsbereich bereit. Betroffene haben zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), etwa beim Landesdatenschutzbeauftragten ihres Bundeslandes.

Anbieterkennzeichnung

Swipocratie · Diederichslaan 19b, 3971 PA Driebergen, Niederlande · Handelsregister der niederländischen Handelskammer (KvK) Nr. 32129308. Die Niederlassung von Swipocratie liegt in den Niederlanden; für die Verarbeitung gilt die DSGVO, ergänzend das niederländische Durchführungsgesetz. Für deutsche Auftraggeber gelten zusätzlich die jeweiligen Landesdatenschutzgesetze bzw. das BDSG auf Seiten des Verantwortlichen.

Diese Seite dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der mit dem Auftraggeber geschlossene AVV.